Podstawowe informacje dotyczące rejestracji firmy

Podstawowe informacje dotyczące rejestracji firmy

W celu założenia własnej firmy, musimy udać się do urzędu miasta lub gminy i wypełnić wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej. W zgłoszeniu działalności do ewidencji działalności gospodarczej należy podać:

• Oznaczenie przedsiębiorcy: Imię i nazwisko przedsiębiorcy, nazwa własna firmy
• Nr PESEL przedsiębiorcy
• Określenie przedmiotu działalności (może być kilka), wraz z podaniem kodu PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności)
• Siedzibę lub miejsce Zakładu Głównego
• Miejsce prowadzenia działalności
• Datę rozpoczęcia działalności

Do Urzędu Gminy należy zabrać dowód osobisty lub paszport i najlepiej udać się z już wybranym kodem Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), żeby nie tracić cennego czasu na poszukiwania co jeszcze chcemy robić i jaki to ma kod. PKD jest zbiorem wszystkich ujętych w kraju rodzajów działalności - przypisane są im określone kody. Dostępne są one na stronie: www.klasyfikacje.pln

Druk wpisu do EDG można pobrać na miejscu w urzędzie lub ściągnąć ze strony internetowej urzędu. Każda gmina ma swój wzór druku. Poniżej zamieszczamy adres do strony UM w Szczecinie: www.bip.um.szczecin.pl

Miejscem prowadzenia działalności może być miejsce stałego pobytu (w tym przypadku trzeba posiadać prawny tytuł właściciela lub współwłaściciela - wystarczy podać powierzchnię przeznaczoną na działalność). Jeżeli działalności nie prowadzi się w miejscu siedziby, należy podać drugi adres lub kilka w przypadku sieci/ oddziałów (umowa najmu). W przypadku prowadzenia działalności na terenie zleceniodawcy, należy wpisać jako jedno z miejsc wykonywania działalności "u zleceniodawcy".

Data rozpoczęcia działalności to data pierwszej czynności związanej z prowadzeniem firmy i powinna uwzględniać okres czasu, potrzebny na załatwienie wszystkich formalności związanych z założeniem firmy (czas ten waha się od 1 dnia do nawet 1 miesiąca w zależności od miejscowości, w której przedsiębiorca rozpoczyna działalność).

Opłata skarbowa za wniosek o wpis do ewidencji wynosi 100 zł. Niektóre gminy zwolniły od opłat pewne grupy np. osoby bezrobotne, osoby niepełnosprawne lub osoby samotnie wychowujące dzieci. Wszelkie zmiany zakresów działania, zmiany adresów siedziby lub oddziałów, zmiany nazw lub innych elementów wymienionych w zgłoszeniu, w każdym wypadku wymagają aktualizacji wpisu. Zgłoszenie zmian we wpisie to 50 zł opłaty skarbowej. Zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej powinno być wystawione w ciągu 14 dni od dnia zgłoszenia.

Od dnia 1 stycznia 2004 r. wraz z wnioskiem o wpis do ewidencji działalności gospodarczej można złożyć: wniosek o nadanie numeru statystycznego REGON, zgłoszenie identyfikacyjne (jeżeli się go nie posiada) lub aktualizacyjne NIP-1 (gdy ma się już nadany NIP) i ewentualnie VAT - R. Urząd Gminy przekaże zgłoszenia do właściwego urzędu statystycznego i urzędu skarbowego. Rozwiązanie takie nie jest często wykorzystywane, gdyż urzędy skarbowe i tak wzywają do uzupełnienia danych zamieszczonych w NIP-1 i niestety należy niezwłocznie stawić się przed urzędem osobiście. Własnoręczne wypełnienie druków skraca także czas załatwienia wszystkich zgłoszeń i rejestracji.

Kolejnym krokiem jest odwiedzenie Urzędu Statystycznego właściwego z uwagi na miejsce prowadzenia działalności, w którym złożyć należy wniosek o nadanie numeru REGON. Zgłoszenia w Urzędzie Statystycznym należy dokonać w ciągu 14 dni od dnia otrzymania postanowienia o wpisie do rejestru przedsiębiorców. Urzędy Statystyczne udostępniają w swoich siedzibach druki wniosków i przyjmują wnioski o wpis do rejestru podmiotów od przedsiębiorców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania w województwie, na którego terenie działają. Druki wydawane są nieodpłatnie, nie pobiera się także opłat za przyjęcie wniosku. Formularz także można pobrać ze strony: www.stat.gov.pl

Wpis przedsiębiorcy do rejestru następuje na podstawie wniosku składanego przez przedsiębiorcę na formularzu RG-1 "Wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej lub o zmianę cech objętych wpisem". Jest to jednolity wzór wniosku, obowiązujący na terenie całego kraju.

Do wypełnienia wniosku będą potrzebne następujące dane:

• nazwa i adres siedziby
• nazwisko i imiona
• miejsce zamieszkania
• PESEL
• forma prawna i forma własności
• rodzaje wykonywanej działalności, w tym rodzaj przeważającej działalności (ich numery z tzw. PKD)
• data rozpoczęcia działalności
• nazwa organu ewidencyjnego
• nazwa ewidencji i nadany przez ten organ numer.

Kolejnym krokiem jest założenie rachunku bankowego. Należy znaleźć odpowiedni dla nas bank tzn. wziąć pod uwagę wysokość prowizji i opłat bankowych, odległość od naszej firmy lub domu, możliwość dokonywania przelewów przez telefon lub Internet, dostępność kredytów itp.

Bank żąda z reguły przedstawienia oryginałów wszelkich możliwych dokumentów uzyskanych w trakcie rejestracji firmy oraz dokumentu NIP-4 - decyzji nadania nam numeru NIP przez urząd skarbowy. W dobrych bankach założenie firmowego rachunku trwa około pół godziny.

Po wizycie w banku, należy złożyć wizytę w Urzędzie Skarbowym.

Należy pamiętać, iż jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, będziemy posługiwać się tym samym numerem NIP, który już wcześniej został nam nadany decyzją NIP-4. W celu rejestracji osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, należy złożyć następujące dokumenty:

• wypełniony formularz NIP-1 wraz z kserokopiami:
  - wpisu do ewidencji działalności gospodarczej
  - zaświadczeniem o nadaniu numeru REGON
  - potwierdzeniem założenia firmowego rachunku bankowego (musimy także wszystkie ww. dokumenty okazać w oryginale do wglądu urzędnikowi, który nas rejestruje)
• oświadczenie o wyborze formy opodatkowania
• udzielone pełnomocnictwo (jeżeli oczywiście takowe udzielamy wraz z opłatą skarbową w wysokości 17 zł)
• deklarację VAT-R, jeżeli chcemy zostać podatnikami podatku od towarów i usług

Opłata skarbowa za potwierdzenie zgłoszenia rejestracyjnego obowiązku w podatku od towarów i usług (VAT) oraz podatku akcyzowym wynosi 170,00 złotych. Należy ją opłacić na konto bankowe urzędu miasta lub gminy, na terenie której znajduje się nasz urząd skarbowy np. mieszkaniec Polic opłatę skarbową uiszcza na konto Urzędu Miejskiego w Szczecinie, ponieważ tam też znajduje się jego właściwy miejscowo urząd skarbowy.

Wszystkie dokumenty powinny być w 2 egzemplarzach, oryginały zostają w urzędzie, natomiast na kopiach urząd skarbowy potwierdza ich złożenie. Kopie NIP-1 czy VAT-R bardzo często przydają się w późniejszym prowadzeniu firmy.

Druki formularzy i deklaracji skarbowych można otrzymać bezpośrednio w urzedach jak też ściągnąć ze strony internetowej: www.mf.gov.pl

Następnie przedsiębiorca ma obowiązek zgłoszenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Termin zgłoszenia w ZUS-ie to 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczenia. W celu zgłoszenia należy pobrać w oddziale ZUS formularze ZUS ZUA - Zgłoszenie do ubezpieczeń oraz ZUS ZFA - Zgłoszenie płatnika składek - osoby fizycznej. Przed wypełnieniem formularza należy zapoznać się z instrukcją i informacjami zamieszczonymi na formularzu.

Do formularza należy załączyć:

wpis do ewidencji działalności gospodarczej
zaświadczenie o nadaniu numeru REGON
NIP-4 - potwierdzenie uzyskania numeru NIP
Zgłoszenie adresuje się do jednostki organizacyjnej ZUS właściwej z uwagi na siedzibę, miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Ze względów praktycznych każdy przedsiębiorca powinien (ale nie musi) posiadać pieczątkę, która ułatwia załatwianie formalności, również związanych z założeniem własnej firmy. Pieczątka powinna zawierać: nazwę firmy, adres, nr telefonu oraz numer REGON i NIP.

Osoby, które po raz pierwszy otwierają działalność gospodarczą lub nie prowadziły jej przez ostatnie 60 miesięcy, mogą skorzystać przez pierwsze dwa lata działalności z preferencyjnej- niższej stawki ubezpieczenia (tzw. niski ZUS), która wynosi obecnie około 300 zł. Dodatkowe informacje można uzyskać w oddziale ZUS lub na stronach: www.zus.gov.pl

Kolejnym krokiem jest założenie rachunku bankowego. Założenie rachunku bankowego oznacza konieczność podpisania umowy z bankiem. Bank żąda z reguły przedstawienia oryginałów oraz sporządzenia kopii wszelkich możliwych dokumentów uzyskanych w trakcie rejestracji firmy. Na podpisanie przez bank umowy z reguły trzeba poczekać kilka dni.