Podsumowanie webinarium - Blaski i cienie PRACY ZDALNEJ
Nadchodzi druga fala… pracy zdalnej. Czy przedsiębiorcy są na nią gotowi?
Według szacunków w szczycie wiosennej fali pandemii koronawirusa ponad 40% pracowników wykonywało swoje obowiązki w trybie home-office. Co ciekawe, 15% na stałe pozostało w trybie zdalnym lub hybrydowym. Mogłoby się wydawać, że po ostatnich doświadczeniach przedsiębiorcy będą gotowi, by z dnia na dzień bez poważniejszych problemów rozpocząć działalność zdalną i „przekierować” część swojej kadry do pracy w domu. Czy tak jest? Dochodzą do nas coraz częściej informacje o tym, że kolejne firmy decydują się na tryb zdalny, w wielu firmach jednak jesienią wywołuje to podobny chaos jak wiosną.
Polska Fundacja Przedsiębiorczości rozpoczęła organizację cyklicznych spotkań ze specjalistami w ramach cyklu WEBINAIR LIVE. Tematem pierwszej rozmowy była właśnie praca zdalna. Gośćmi Michała Kaczmarka były: mec. Maja Grzegorczyk (radca prawny) oraz Diana Ferasztyn – Rzepkowska (doradca biznesowy, trener, LSJ HR Group).
Dlaczego ważne jest, by stworzyć „regulamin pracy zdalnej”?
Tryb pracy zdalnej wymaga dużej mobilizacji, uporządkowania oraz doskonałej kultury organizacyjnej w przedsiębiorstwie. Pracy zdalnej nie można zacząć „z poniedziałku na wtorek” i nie można oczekiwać od pracowników wykonywania efektywnie swoich obowiązków jeżeli nie zostaną im zapewnione możliwości do realizacji ich zadań zawodowych. Mowa np. o dostępnie do dokumentów, dostępie do sprzętu czy możliwości kontaktu z kadrą zarządzającą zespołem. Przedsiębiorcy wiosną przeszli trudny test, bo wiele firm nie było gotowych na pracę zdalną. Możemy więc spodziewać się, że jesienne działanie będzie łatwiejsze. Czy aby na pewno? Specjaliści zaproszeni do dyskusji przez Polską Fundację Przedsiębiorczości doradzali przedsiębiorcom jak zorganizować pracę w firmie, żeby tryb zdalny nie przynosił strat i spadku efektywności.
- Najważniejsza jest kwestia przygotowania pracowników i zapytania ich czy mają warunki do pracy zdalnej. Ważna jest np. kwestia sprzętu. Ważne jest opracowanie harmonogramu zadań i celów, tak by pracownik wiedział jak wyglądać będzie organizacja jego pracy w czasie home-office. W czasie pandemii przedsiębiorcy powinni być otwarci na dialog z pracownikami, prawo prawem, przepisy przepisami, ale normalna rozmowa o pracy i działaniu czasem zastępuje konieczność takiego hierarchicznego podejścia do tematu – wyjaśnia Diana Ferasztyn – Rzepkowska, trener LSJ HR Group.
Problemem bywa także np. obieg dokumentów w firmie. W czasie pracy zdalnej jest to sprawa skomplikowana: - Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że każda firma jest inna i procesy powinny być dostosowywane indywidualnie do konkretnego zespołu. Rozwiązania muszą być elastyczne. Sugerowałabym stworzenie np. regulaminu pracy zdalnej. Regulować on będzie kwestie godzin pracy, gotowości pracownika do działania. W przepisach pojawiła się także kwestia ewidencjonowania godzin pracy zdalnej. Tematem dyskusji jest także kontrola pracodawcy nad pracownikiem czy sprawy związane z systemem motywacyjnym – dodaje Maja Grzegorczyk, radca prawny.
Pracodawcy powinni być przygotowani do dynamicznego przejścia do formuły pracy zdalnej. Często okazywało się, że do skutku nie dochodziły wideokonferencje czy spotkania online, bo nie pozwoalała na to jakość sprzętu czy tak prozaiczna sprawa jak szybkość Internetu: - Musimy przygotować się w taki sposób, by każdy potrafił obsługiwać narzędzia internetowe i media społecznościowe. Działy IT mają przed sobą wielkie wyzwanie przeszkolenia pracowników, ale to powinno nastąpić przed przejściem do trybu pracy zdalnej, a nie gdy już decyzje o home-office zapadły – dodaje Diana Ferasztyn – Rzepkowska.
„Musimy patrzeć nie w kontekście zajmowanego czasu, a jakości i efektywności pracy”
Wspomniana już wcześniej kultura organizacyjna w firmie w dużym stopniu będzie determinować to, czy praca zdalna w firmie okaże się sukcesem. Jeżeli dotychczas przedsiębiorca nie potrafił w odpowiedni sposób delegować zadań między pracowników, to niestety w czasie home-office będzie to jeszcze trudniejsze. Istotnych regulacji jest tutaj całe mnóstwo i mogą one dotyczyć np. tego czy pracownik powinien bez przerwy by ć dyspozycyjny dla pracodawcy? Czy powinien być rozliczony z gotowości do pracy czy może z realnych działań? Eksperci cyklu WEBINAIT LIVE Polskiej Fundacji Przedsiębiorczości nie mają wątpliwości, że firmy powinny brać przykłady z branż, które już wcześniej prowadziły pracę w trybie zdalnym.
- Warto się skupić na zadaniach, postępach i realizacji działań, które zostały pracownikowi zadane – mówi trener Diana Ferestyn – Rzepkowska. – Podstawowym narzędziem kontroli jest ewidencja wykonywanych czynności. To nie jest ewidencja czasu pracy, a tego, co udało się zrealizować w ramach pracy zdalnej. Wiele firm swojego czasu zmieniło czas pracy z 8 do 7 godzin dziennie i okazało się, że pracownicy szybciej wykonują swoją pracę, działają intensywniej, generują taką samą ilość zadań. Rozliczamy się z wykonanych zadań np. przygotowanych raportów, ważne są także regularne rozmowy telefoniczne czy konferencje online. Kontakt pomiędzy pracownikami, a kadrą zarządzającą jest bardzo ważny. Musimy patrzeć nie w kontekście zajmowanego czasu, a jakości i efektywności pracy – dodaje mec. Maja Grzegorczyk.
PEŁEN ZAPIS WEBINARU DOSTĘPNY JEST NA STRONIE FACEBOOKOWEJ POLSKIEJ FUNDACJI PRZEDSIĘBIORCZOŚCI:
Facebook oraz na kanale Youtube
